Algemene
bespreking van het opzettenen voeren van een boekhouding
Algemene
bespreking van het opzettenVoordat financiële feiten kunnen worden verzameld en ingedeeld in categorieën, moet men eerst nagaan wat de aard is van de bedrijvigheid waarvoor de boekhouding wordt opgezet. Van een productiebedrijf vertelt men een ander type verhaal dan van een school of een biljartvereniging. De personen en instanties die belang hebben bij de financiële informatie, zijn ook anders en daardoor verschilt de aard van de te verstrekken informatie soms aanzienlijk.
Een boekhouder krijgt vaak te maken met een directeur of manager die vooral de eigen informatiebehoefte (gebrekkig) weergeeft. Nu moeten boekhouders meer meesters dienen dan alleen die leidinggevende, zodat het raadzaam is om alle mogelijke informatievragers en hun waarschijnlijke vragen in kaart te brengen, voordat het boekhoudkundig proces zinvol van start kan gaan.
Deze cursus heeft in de gegeven voorbeelden een installatiebedrijf ('loodgieter') op het oog. Daar vindt stukproductie plaats op locatie van de klant, naar aanleiding van opdrachten, meestal op basis van offertes. Er is een winkeltje, waar onderdelen en accessoires worden verkocht. Er is BTW-afdracht, personeel, soms wordt er werk uitbesteed, waarvoor dan de BTW-verlegd regeling geldt. Als rechtspersoon gebruikt het bedrijf de besloten vennootschap (BV). Grotere installatiebedrijven kennen de bv als rechtsvorm, kleinere zijn vaak een vennootschap onder firma (vof) en ook zijn er éénmansbedrijfjes in deze branche actief.
De categorieën waarin financiële feiten worden onderscheiden, worden in boekhouders jargon 'kaarten', 'rekeningen' of 'grootboekrekeningen' genoemd. Meer Engels georiënteerde mensen hebben het over een 'T-account'. Het eerste werk is het opzetten van een 'rekeningschema', waarin alle categorieën van financiële feiten worden opgenomen, die nodig zullen zijn om de jaarrekening samen te stellen en de diverse andere rapportages en belastingaangiftes te maken. Er zijn allerlei rekeningschema's in omloop, soms zijn ze voorgeschreven, vaak worden ze meegeleverd met het boekhoudprogramma. In deze cursus wordt een op een fictief installatiebedrijf toegesneden variant van het 'decimale rekeningschema' gegeven.
Deze worden per soort bij elkaar gehouden in ordners, zo mogelijk doorgenummerd. Deze nummers, boekingstuknummers geheten, worden vermeld bij de boeking (er bestaat een boekhoudprogramma, waar boekingstuknummers 'onze referentie' worden genoemd, helaas hebben programmeurs soms weinig affiniteit met het vak ). Bij elke boeking kan zodoende het onderliggende boekingstuk worden teruggezocht (mits deze op nummer worden opgeborgen). De bij een boekjaar behorende boekingstukken worden per boekjaar bij elkaar gehouden en bewaard voor eventuele controles en boekonderzoeken.
Er zijn wel eens managers (maar vooral veel mensen die dingen 'zwart' willen doen) die het ideaal koesteren van financiële transacties waarvan geen papieren bewijsstuk is. Ze denken dan over de 'paperless office', het papiervrije kantoor. Dat leidt tot ongecontroleerde en oncontroleerbare financiële beweringen over netwerken sturen, op Cd-rom's branden, op de harde schijf bewaren, terugzoeken in ontvangen e-mail's en andere onzorgvuldigheden. Met onzorgvuldig wordt bedoeld dat de bewijskracht van de boekhouding wordt ondergraven, wat er toe kan leiden dat de organisatie zich in de eigen voet schiet met een vals gevoel van efficiëntie.
Zeer grote bedrijven, zoals banken, zoeken naar systemen om elektronische bewijsstukken te creëren. Mij dunkt dat daarvan toch uiteindelijk een verzameljournaalpost moet worden gemaakt, op papier, waar een verantwoordelijk persoon een handtekening op plaatst. Dat komt dan in de boekhouding. Soms, inderdaad, schrijft een boekhouder zelf iets op een blaadje, zodat dat blaadje dan als boekstuk kan worden verwerkt. (Maar laat dat geen gewoonte worden!)
