Het decimale
rekeningschemaHet decimale
rekeningschema
In een boekhouding moet men vooraf vaststellen wat men achteraf van het lopende boekjaar wil weten. De eerste stap is het vaststellen in welke categorieën (= rekeningnummers) men de toekomstige transacties zal indelen. Een goede hulp daarbij kan een ondernemingsplan zijn. Per categorie maakt men één of meerdere grootboekrekeningen aan. Grootboekrekeningen hebben een cijfercode, die - wellicht paradoxaal - op alfabetische volgorde wordt gesorteerd. In Nederland is voor de opzet van dit rekeningschema een traditie, die men aanduidt als 'het decimale rekeningschema'. In België heeft de overheid een rekeningschema voorgeschreven, zodat de boekhouders daar minder fantasierijk te werk kunnen gaan.
In het begin van deze eeuw raakte bij grote bedrijven een indeling van het grootboek in zwang, die wordt aangeduid met het 'decimale rekeningschema'. Het doel van deze indeling was om te komen tot een vorm van financieel management die wordt aangeduid met het begrip 'kostenplaatstenmethode'. Hoewel de kostenplaatsenmethode niet zo vaak wordt gebruikt, heeft het bijbehorende indelingprincipe van het grootboek, zij het met vele variaties, een bijna universele toepassing gevonden.
De grootboekrekeningen worden in de volgende rubrieken ingedeeld:
rubriek 0: rekeningen van vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen en lang vreemd vermogen
rubriek 1: vorderingen, liquide middelen en korte schulden
rubriek 2: neutrale of tussenrekeningen
rubriek 3: voorraad grondstoffen, hulpstoffen en halffabrikaten
rubriek 4: kostenrekeningen
rubriek 5: rekeningen voor toewijzing van indirecte kosten (kostenplaatsen)
rubriek 6: fabricagerekeningen
rubriek 7: voorraden gereed product en goederen in bewerking
rubriek 8: verkooprekeningen en rekeningen voor kosten van de verkopen
rubriek 9: resultatenrekeningen.
Rekeningen die bij elkaar horen, beginnen met hetzelfde cijfer of dezelfde groep cijfers.
Bijvoorbeeld:
Het eerste cijfer van de rekening "debiteuren" is 1, want debiteuren horen in rubriek 1, het tweede cijfer mogen wij vrij kiezen, meestal 3. Alle grootboekrekeningen die beginnen met 13 hebben dus iets te maken met debiteuren. Door het toevoegen van een derde cijfer kan men hierin weer verfijningen aanbrengen:
130 debiteuren; 131 dubieuze debiteuren; 132 afschrijving dubieuze debiteuren.
In computerboekhoudingen kan meestal een telrekening worden opgenomen. Die telt vanaf een vorige telrekening alle tussenliggende rekeningsaldo's op. Om hier in dit geval gebruik van te maken moet er dus een telrekening 129 bestaan, en maakt men rekening 139 telrekening debiteuren aan. Telrekeningen laat men graag eindigen op een 9, omdat er dan achteraf nog rekeningen in dezelfde rubriek ingevoegd kunnen worden.
Het saldo van rekening 139 moet nu in de balans worden verantwoord als 'handelsdebiteuren'.
In een winkelbedrijf maakt men géén gebruik van de rubrieken 3, 5, 6 en 9. In rubriek 7 staan de goederen die tevens gereed produkt zijn, omdat ze immers onveranderd weer worden doorverkocht.
In een installatiebedrijf zal men rubriek 3 natuurlijk wel gebruiken, voor wat er aan buizen, montagemateriaal e.d. in het magazijn ligt. Zodra er voor een bepaald werk iets uit wordt gepakt, boekt men dat naar rubriek 7, 'installaties in aanbouw' oid.
In rubriek 8 komt vaak een rekening 'kosten verkoop' voor. Als de installatie wordt opgeleverd, boekt men 'kosten verkoop' aan 'installaties in aanbouw' (het woordje 'aan' voor een grootboekrekening betekent dat deze moet worden gecrediteerd)
