Archiveren

Start ] Begrippen ] doel ] Verwerking ] [ Archiveren ] Oude cursus ]

Omhoog ]

Soorten dossiers

Het is raadzaam om hierbij onderscheid te maken tussen tijdelijke en permanente dossiers. Boekingstukken vallen meestal onder de tijdelijke dossiers, aangezien ze over zeven tot tien jaar kunnen worden weggegooid. Zaken als eigendomsbewijzen, personeelsdossiers, polissen en dergelijke, moeten veel langer bewaard blijven. Die worden dan ook liever niet tussen de 'tijdelijke' stukken gestopt maar apart gehouden.

Tijdelijke dossiers per boekjaar bewaren

Boekingstukken moeten per boekjaar bij elkaar worden gehouden, ze vormen samen het onderliggende bewijs (de 'dekking') voor de juistheid van de boekingen en de jaarrekening. Ze zijn ook samen nodig bij controles.

Volgnummers

Boekingstukken worden waar mogelijk voorzien van volgnummers en op die nummers bewaard. De volgnummers ('boekstuknummers') worden in de boekingen vastgelegd, zodat men bij elke boeking snel het onderliggende stuk kan terugzoeken. Als er nummers ontbreken, kan het vermoeden van incompleetheid of zelfs fraude ontstaan. Men moet daarom altijd zorgen voor een goede verklaring voor de ontbrekende nummers. Sommige boekstukken, zoals bankafschriften, zijn reeds voorzien van volgnummers.

 

 

Zie verder

Omhoog ]