Naar startpagina WTB-siteDe oude cursus van Kees van Asperen
Omhoog Algemene boekhoudpagina Dagboeken, jaarrekening en wetgeving Winst, rekeningschema en btw Crediteuren, debiteuren en projecten Betalingsmiddelen en periodieke boekingen Multiple-choicevragen

 

Betalingsmiddelen
en periodieke boekingen

Naar index boekhoudcursus

INHOUD VAN DIT HOOFDSTUK

Creditnota's en btw

Afschrijving van debiteuren

Betalingsmiddelen

PIN-transacties

Cheques

Vreemde valuta

Afschrijvingen

Voorziening treffen voor verwachte onkosten

Overlopende posten

BTW / CREDITNOTA'S

In hoofdstuk 3 wordt gesteld dat BTW op een faktuur in rekening gebracht mag worden, zo niet, dan wordt het ontvangen bedrag geacht inclusief BTW te zijn. Wat als u een bedrag niet ontvangt? Dit gebeurt in twee gevallen:

1. Uw klant is het oneens met uw faktuur en betaalt minder. Dan stuurt u een creditfaktuur.

Voorbeeld: U heeft een CV genstalleerd en u faktureert 10.000 + btw 1,750, totaal

11.750. Uw klant echter maakt bezwaar omdat er te opgeleverd werd en bovendien heeft u lekkage veroorzaakt en dat gaf schade. U komt overeen dat de klant 800 van de faktuur mag aftrekken. Dit bedrag is inclusief BTW (17,5%). U berekend het exclusief bedrag met de som:

800 / 1,175 = 680,85; de terug te halen BTW is nu 17,5% hiervan: 119,15. Vervolgens stuurt u een creditfaktuur waarop negatieve bedragen zijn vermeld of het woord "credit". De faktuur kan als volgt zijn:

Credit wegens late oplevering en schade:

680,85

BTW 17,5%

119,15

Totaal gecrediteerd

800,00

Boekhoudkundige verwerking.

Deze faktuur wordt als volgt geboekt:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

omzet

800

creditfaktuur

680,85

 

btw versch

180

creditfaktuur

119,15

 

aan debiteuren

130

creditfaktuur

 

800,00

Ten opzichte van de boeking van een gewone faktuur zijn debet en credit in de journaalpost dus omgedraaid. Dit loopt in de normale aangifte routine mee.

Naar het begin van dit hoofdstuk

AFSCHRIJVING DEBITEUREN

2. De klant betaalt gewoonweg niet, ondanks dringende aanmaningen. Dan moet u de vordering afschrijven en de btw terugvragen van de belastingdienst (vraag 6a op het aangifteformulier). Dit loopt dus niet in de normale aangifte routine mee

Voorbeeld: U levert bovengenoemde installatie, u stuurt uw faktuur en hoort niets. Uw klant blijkt failliet! Later komt de curator met de mededeling dat de boedel als volgt verdeeld is: het personeel kreeg zijn achterstallige salarissen, de belastingschulden zijn tot op de laatste cent betaald, de bank kreeg wat er overschoot en u krijgt niets. U besluit deze debiteur af te schrijven. In het memoriaal boekt u:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

buitengewone lasten

490

afschrijving failliete debiteur

10.000

 

BTW te vord

183

idem

1.750

 

aan debiteur

130

idem

 

11.750

U boekt in dit geval niet op de omzet terug omdat u die kloppend wil houden met de btw aangiftes. Bovendien is het een buitengewone last.

Naar het begin van dit hoofdstuk

BETALINGSMIDDELEN

Er zijn diverse manieren waarop de klant u en u de leverancier kunt betalen. Overmaken naar de bankrekening is het meest gebruikelijk, PIN-transacties, cheques en contant geld volgen op de voet.

De mogelijkheid bestaat ook dat er in een vreemde valuta moet worden betaald. De boekhoudkundige verwerking van bank- en kasgeld transacties is in les 2 voldoende aan de orde geweest. Hieronder volgt nog een nadere bespreking van PIN-transacties, cheques en vreemde valuta.

Naar het begin van dit hoofdstuk

PIN TRANSACTIES

PIN betekent Persoonlijk Identificatie Nummer. Dit is een geheim getal waarmee degene die wil betalen zijn 'handtekening' kan zetten om de betalingsopdracht te bekrachtigen. In winkels en bedrijven is een speciaal apparaat aanwezig met de naam 'PIN-terminal'. Deze kan zich telefonisch in verbinding stellen met een centrale computer die door de gezamenlijke banken in beheer is gegeven aan de firma Interpay te Utrecht.

Als de klant met PIN gaat betalen, wordt het te betalen bedrag ingetoetst. De klant toetst een bevestiging in van dat bedrag en bekrachtigt dit met zijn PIN-code. De PIN-terminal belt dan de Interpay-computer op en die verzorgt de overboeking van het betaalde bedrag van de bankrekening van de klant naar de bankrekening van het bedrijf. Eerst wordt echter o.a. gecontroleerd of de klant voldoende saldo heeft. Als de bank van de klant accoord is, stuurt de Interpay-computer een bevestiging naar de PIN-terminal en verbreekt de verbinding, bij niet-accoord wordt daarvan een bericht gestuurd en de verbinding verbroken. De PIN-terminal laat nu zien of de betaling verricht is.

boekhoudkundige verwerking. PIN-betalingen worden beschouwd als kruisposten. Het gaat als het ware om een electronische storting van de kas naar de bank. Hiervoor kan een speciale grootboekrekening worden aangelegd met de naam 'kruisposten PIN'.

In het kasboek komen de PIN-betalingen dus in de uitgavenkolom te staan. Hieronder volgt een voorbeeld van een boeking in het kasboek:

ontvangsten

uitgaven

Beginsaldo

250,00

 

omzet

500,00

 

btw verschuldigd

87,50

 

PIN

 

450,00

Eindsaldo

 

387,50

totalen

837,50

837,50

Van de 587,50 die aan betalingen zijn binnengekomen is in dit voorbeeld dus voor 450,00 via de PIN-terminal afgehandeld (dus als het ware naar de bank gestort) en 137,50 is als contanten in de kas terechtgekomen.

Van deze PIN-transacties kan nu de volgende journaalpost worden gemaakt:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

Kruisposten PIN

Kas dd. ....

450,00

 

Aan Kas

Kas dd. ....

 

450,00

 

Een paar dagen later ontvangt u een bankafschrift waarop de PIN-transactie wordt bijgeboekt. Hiervan luidt de journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

Bank

PINtransactie dd. ....

450,00

 

Aan kruisposten PIN

PINtransactie dd. ....

 

450,00

Naar het begin van dit hoofdstuk

CHEQUES

Als het gaat om gegarandeerde betaalmiddelen, zoals Eurocheques en Girobetaalkaarten, dant kunt u deze boekhoudkundig behandelen als kontant geld.

Is de cheque niet gegarandeerd, dan gaat u wat voorzichtiger te werk en boekt u ze op een kruispostenrekening, net als de PIN-transacties. Zie aldaar en lees voor 'PIN' 'Cheque'.

Naar het begin van dit hoofdstuk

VREEMDE VALUTA

Soms moet een faktuur in vreemde vuluta worden betaald, of staat een klant met buitenlands geld in zijn hand. In 2002 wordt naar verwachting de Euro ingevoerd. Alsdan volgt er een periode van een half jaar waarin u zowel guldens als euro's moet aanpakken.

Er zijn bij vreemde valuta twee problemen: Ten eerste moet u, om de consistentie van het grootboek te garanderen, deze inboeken in n enkele valuta. Het is daarbij wel mogelijk dat u bijvoorbeeld een kasboek bijhoudt in een andere valuta, maar als u daaruit wilt boeken in het grootboek, dient u toch eerst alle bedragen om te rekenen naar de valuta van het grootboek.

Ten tweede zijn er voortdurend wisselende koersen: Als u vandaag voor een tegenwaarde van 300,00 aan dollars aanpakt, dan kunnen ze morgen, als u ze gaat inwisselen, slechts 290,00 opbrengen. Er zijn dus koersverschillen. Dit risico zal overigens niet optreden bij de Euro omdat daarvoor vaste omwisselkoersen zullen worden vastgesteld.

Boekhoudkundige verwerking. Ook hier kunt U gebruik maken van een tussenrekening, bijvoorbeeld 'tussenrekening VV' (vreemde valuta.). Voor de koersverschillen maakt u de rekening 'koersverschillen' aan.

Voorbeeld 1.Gesteld u pakt Nederlandse guldens en Duitse marken aan. U rekent 1,10 voor een mark. Een boeking in uw kasboek zoudan kunnen zijn:

 

ontvangsten

uitgaven

Beginsaldo

250,00

 

omzet

500,00

 

btw verschuldigd

87,50

 

PIN

 

450,00

50 mark

 

55,00

Eindsaldo

 

332,50

totalen

837,50

837,50

De journaalpost voor de marken wordt dan:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

Tussenrekening VV

Kas dd. ...., 50 mark

55,00

 

Aan Kas

Kas dd. ...., 50 mark

 

55,00

Als U deze gaat verzilveren, betaalt het wisselkantoor U bijvoorbeeld 1,13 voor een mark, dus u ontvangt 56,50, U boekt dan:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

Kas

wisselen 50 mark

56,50

 

Aan tussenrekening

VVwisselen 50 mark

 55,00

Aan Koersverschil

wisselen 50 mark

 

1,50

Voorbeeld 2.

U koopt in Duitsland een aantal pompen ad DEM 1000. De Duitser berekend 0% tarief.

koers 1,15, dus NLG 1150.

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

ink EG

711

Duitser, pompen

1150,00

 

crediteuren

160

idem

 

1150,00

btw vorderen

183

idem

201,25

 

btw verlegd eu

182

idem

 

201,25

Gesteld, U betaalt deze rekening per bank. De bank rekent 1,13 voor een mark, bovendien worden er 12,50 bankkosten afgehouden. Totale uitgaaf op het bankafschrift dus:

1130,00 + 12,50 = 1142,50. Vanaf dit afschrift boekt u:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

crediteuren

160

Duitser, boekstuknr

1150,00

 

bankkosten

460

Duitser, boekstuknr

12,50

 

aan koersver.

461

Duitser, boekstuknr

 

20,00

aan bank

104

Duitser, boekstuknr

 

1142,50

Naar het begin van dit hoofdstuk

AFSCHRIJVINGEN

In les 1 is gewezen op het feit dat voor het verkrijgen van inzicht in de bedrijfsvoering relevantie naar tijd nodig is. Hiertoe moeten kosten zoveel als nuttig en nodig is, worden toegewezen aan de juiste periode. Dit geldt o.a. voor de kosten die gemaakt worden voor de aanschaf van vaste activa, zoals gebouw, auto en inventaris. Het spreekt voor zich, dat als u dit jaar een auto aanschaft van 50.000 dit bedrag niet op de winst van dit jaar mag drukken. U zult dit moeten verdelen over de periodes waarin u de auto gaat gebruiken. Een andere overwezig is, dat zaken in de loop der jaren aan slijtage en waardeverminderingen onderhevig zijn. Dit zijn de twee motieven om af te schrijven.

Enige begrippen.

Aanschafwaarde. Dit is het bedrag dat historisch is betaald voor het vaste activum.

Afschrijving. Dit is het bedrag van de waardevermindering die aan een bepaalde periode wordt toegewezen.

Cumulatieve afschrijving. Dit is het totaal aan afschrijvingen sinds de aanschaffing.

Boekwaarde. Dit is de waarde op de balansdatum. in formule: aanschafwaarde -/- cumulatieve afschrijving = boekwaarde.

Restwaarde. Dit is de waarde van waaraf niet verder wordt afgeschreven. Uiteidelijk wordt de boekwaarde dus gelijk aan de restwaarde en zal dan onveranderd op de balans worden weergegeven totdat het vaste activum wordt afgeschaft of verkocht.

Afschijfsystemen.

Wij behandelen hier twee methodes: de lineaire en een niet-liniaire manier, te weten afschrijven met een vast percentage van de boekwaarde.

1. Lineair

Gesteld dat u bovengenoemde auto gaat afschrijven in 7 jaar tot een restwaarde van 1.000.

De afschrijving per jaar bedraagt dan (50.000 -/- 1.000) / 7 = 7.000. Stel dat u de auto op 1oktober heeft aangeschaft, dan is de afschrijving in het eerste jaar 1.750 (nog een kwart van het jaar te gaan) in de zes daaropvolgende jaren 7.000 en in het zevende jaar 5.250. Dan is de restwaarde bereikt.

2. Percentage van de boekwaarde

Gesteld dat u meent dat een nieuwe auto in het eerste jaar veel meer waarde verliest dan in het laatste, dan kunt u besluiten om af te schrijven met 25 % van de boekwaarde.

Het waardeverloop volgens beide systemen is nu als volgt:

>plaatje afschrijvingen>

Men ziet dus dat met 25% over de boekwaarde in eerste instantie veel hogere afschrijvingsbedragen optreden dan met lineair afschrijven in 7 jaar. In laatste instantie bereikt de auto echter pas na 15 jaar de restwaarde. Het waardeverloop heeft een wat reler beeld terwijl het naar voren halen van afschrijvingskosten fiscaal aantrekkelijk is.

Boekhoudkundige verwerking. Het is gebruikelijk om alle zaken waarop men afschrijft samen te vatten op n of meer afschrijvingsstaten, die men tegenwoordig uiteraard in een spreadsheet aanmaakt. Van deze afschrijvingsstaten kan men aflezen welk bedrag aan afschrijvingen moet worden geboekt. Hiervan maakt men een journaalpost, die via het memoriaal moet worden ingegeven in het grootboek.

Gesteld dat men volgens het niet-lineaire systeem bovenstaande auto afschrijft in het derde jaar, dan luidt de journaalpost:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

afschrijvingen

470

afschrijving auto

8789

 

aan auto

012

afschrijving auto

 

8789

Naar het begin van dit hoofdstuk

VOORZIENING GROOT ONDERHOUD

Elke ondernemer die eigenaar is van het pand waarin de zaak is gevestigd, wordt geconfronteerd met groot onderhoud. Dit groot onderhoud komt regelmatig terug na een aantal jaren. Voorbeelden hiervan zijn schilderwerk, bepleisteren van gevels, dakreparaties. Daarnaast zal de inventaris om de zoveel jaar grondig opgeknapt moeten worden. Net als bij de aanschaf van duurzame zaken, moeten ook deze kosten zoveel als nuttig en nodig is, worden toegewezen aan de juiste periode. Het betreft echter kosten die in de toekomst voorzien worden, dus achteraf te betalen kosten voor de slijtage die zich nu voordoet.

Voorbeeld.

Een onderneming voorziet dat na 6 jaar het dak moet worden vernieuwd. De kosten zullen naar verwachting 24.000 bedragen. Men besluit om een voorziening te vormen, die op de balans wordt verantwoord. Per jaar wordt hieraan dan 4.000 gedoteerd. Grootboekrekening '070 Voorziening Groot Onderhoud' wordt aangemaakt. In het memoriaal wordt jaarlijks geboekt:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

Huisvestingsk

440

Dotatie groot onderhoud

4.000

 

Voorz gr oh

070

Dotatie groot onderhoud

 

4.000

Gesteld dat na zes jaar het dak inderdaad wordt vervangen. Het dakdekkersbedrijf stuurt een faktuur van 20.000 excl btw, 3.500 btw en een 23.500 totaal. De boeking van deze faktuur wordt nu:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

voorz. gr. oh.

070

dakdekker, groot onderh

20.000

 

btw te vord

183

dakdekker, groot onderh

3.500

 

crediteuren

160

dakdekker, groot onderh

 

23.500

De voorziening is nu vrijgevallen en de kosten zijn tamelijk netjes verdeeld.

Naar het begin van dit hoofdstuk

OVERLOPENDE POSTEN

Ook deze posten worden gemaakt om te zorgen dat kosten zoveel als nuttig en nodig is, worden toegewezen aan de juiste periode. Het gaat hier om twee groepen van twee soorten overlopende posten:

1. overlopende activa:

NTO, Nog Te Ontvangen bedragen

VUB, VoorUit Betaalde bedragen

2. Overlopende passiva:

NTB, Nog Te Betalen bedragen

VUO, VoorUit Ontvangen bedragen.

Per grootboekrekening van een soort kosten kan men een NTO-enz. versie aanmaken.

Voor de eenvoud gaan wij in navolgende voorbeelden uit van de grootboekrekeningen:

140 NTO bedragen; 141 VUB bedragen; 170 NTB bedragen en 171 VUO bedragen.

Voorbeeld 1.

U weet dat u volgend jaar van de verzekering nog een uitkering van een schade zult krijgen, groot 2590,00 wegens lekkage. U boekt in het memoriaal:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

NTO bedr.

140

uitk lekkageschade

2590

 

huisvestingsko

440

uitk lekkageschade

 

2590

Voorbeeld 2.

U betaald een aanslag motorrijtuigenbelasting (MRB) groot 2400,-- die betrekking heeft op de periode september dit jaar tm augustus volgend jaar. Uit de bank boekt u:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

autokosten

410

MRB sept-dec

800

 

VUB bedr.

141

MRB jan-aug volgend jr

1600

 

aan bank

104

MRB sept-aug volg jr

 

2400

Voorbeeld 3.

Uw bedrijf heeft een langlopende lening van 100.000 opgenomen, met een jaarlijks achteraf te betalen rente van 8 %. U moet dus volgend jaar voor dit jaar 8.000 rente betalen. U boekt in het memoriaal:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

rentekosten

470

rente lening o/g

8000

 

aan NTB bedr

170

rente lening o/g

 

8000

Voorbeeld 4

Een klant heeft u een opdracht gegeven voor een levering. U heeft 1.000 aanbetaling gefaktureerd en ontvangen, maar u heeft nog niets geleverd. Deze aanbetaling heeft u als omzet geboekt. In het memoriaal boekt u:

journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

Omzet

800

aanbetaling / geen levering

1000

 

VUO bedr.

171

aanbetaling / geen levering

 

1000

Aan het begin van het volgende jaar boekt u de overlopende posten af tegen de daadwerkelijke betalingen (bij 1 en 3) of u boekt ze over naar de kosten c.q. opbrengstrekeningen (bij 2 en 4).

Naar het begin van dit hoofdstuk