Naar startpagina WTB-siteDe oude cursus van Kees van Asperen
Omhoog Algemene boekhoudpagina Dagboeken, jaarrekening en wetgeving Winst, rekeningschema en btw Crediteuren, debiteuren en projecten Betalingsmiddelen en periodieke boekingen Multiple-choicevragen

 

Dagboeken,
jaarrekening en
wetgeving

Naar index boekhoudcursus

 

INHOUD VAN DIT HOOFDSTUK

Verwerkingsmethoden bank en kas, inleiding

Verwerkingsmethoden bank

Verwerkingsmethoden kas

Kruisposten (geld van bank naar kas en omgekeerd)

Kasregister

Kassaterminal

Begrippen uit de balans

Begrippen uit de winst- en verliesrekening

Enige wettelijke voorschriften m.b.t. boekhouding en jaarrekening

VERWERKINGSMETHODEN KAS EN BANK

Aangezien de boekhouding tegenwoordig op de computer wordt gevoerd, beperken wij ons tot wat daar min of meer gebruikelijk is.

Een boekhoudprogramma kent een onderdeel "invoeren boekingen" o.i.d. Daar moet men een dagboek uitkiezen dat men tevoren in een ander onderdeel moet hebben "aangemaakt". Bij dat aanmaken is dat dagboek "gekoppeld" aan een door u gekozen grootboekrekening. Het dagboek "bank" 'koppelt' u natuurlijk aan de grootboekrekening "bank", "kas" aan "kas", "verkoopboek" aan "debiteuren", "inkoopboek" aan "crediteuren", het dagboek "memoriaal" kent geen koppeling. (Bij de voorraad'module' wordt in boekhoudprogramma's niet over dagboeken gesproken.)

Naar het begin van het hoofdstuk

BANK

Per bank of girorekening en voor elke kas die u in uw bedrijf aanwezig hebt, moet een dagboek en een daarbij behorende grootboekrekening worden aangemaakt. Op het bankafschrift noteert u bij de diverse mutaties grootboekrekeningnummers waar ze op moeten worden geboekt.

Het programma vraagt eerst een afschriftnummer en -datum op en het begin- en eindsaldo van het afschrift. Aan de hand daarvan berekent de computer het bedrag wat op de gekoppelde grootboekrekening moet worden gedebiteerd c.q. gecrediteerd. Ook controleert het programma met dit bedrag of u de boeking compleet invoert. Dan laat het programma u voor elke mutatie de 'tegenrekeningen' opgeven (dit zijn de grootboekrekeningnummers die u tevoren bij de diverse mutaties heeft gezet), met de omschrijving en het bedrag. Als de tegenrekening de debiteuren of crediteurenrekening betreft, dan zal het programma u het debiteuren- c.q. crediteurennummer laten opgeven en de faktuurnummers die u wilt afboeken. Als het afschrift volledig is geboekt drukt u het invoerverslag af. De opeenvolgende invoerverslagen kunnen dienen als bankboek. Nadat u dit heeft nagekeken, kunt u de computer opdracht geven om de boeking te gaan 'verwerken', 'doorboeken' o.i.d. al naar gelang het jargon van de betreffende programmeur.

De computer zal nu de aan het dagboek gekoppelde grootboekrekening debiteren c.q. crediteren en elke grootboekrekening waarvoor u een ontvangst heeft opgegeven crediteren en die waarvoor u een uitgaaf heeft opgegeven, debiteren. Het grootboek blijft dan in evenwicht. Bij elke boeking wordt in het grootboek de aanduiding van het dagboek, boekstuknummer, datum en de door u opgegeven omschrijving mee overgenomen.

REGELS VOOR OMSCHRIJVINGEN

Elk bedrag dat in een boekhouding wordt vermeld, moet vergezeld gaan van een omschrijving. Voor omschrijvingen zijn geen duidelijke regels gesteld. Aangeraden wordt om te streven naar de omschrijving van het 'wie' en 'wat' van de boeking.

Naar het begin van het hoofdstuk

KAS

De kas moet zeer regelmatig, liefst dagelijks worden opgemaakt. Hierbij wordt het aanwezige geld inclusief cheques geteld. Dit lever het getelde kassaldo op. Dan wordt als volgt berekend hoeveel er in de kas moet zijn: vorig saldo + ontvangsten - uitgaven = berekend kassaldo. Vervolgens berekend men het kasverschil als volgt: geteld kassaldo - berekend kassaldo = kasverschil. Een negatief kasverschil noemt men een kastekort, een positief kasverschil een kasoverschot. Kasverschillen worden veroorzaakt door telfouten, afrondingen, doordat dingen 'vergeten' zijn en soms door diefstal. Van kasverschillen maakt u uiteraard het gesprek van de dag in de hoop dat ze kunnen worden opgehelderd. Lukt dat niet, dan kunt u ze afboeken op de grootboekrekening "kasverschillen".

De kasmutaties schrijft u in in het kasboek. Dat zal tot in lengte van jaren het enige handgeschreven dagboek zijn dat regelmatig in een boekhouding kan worden aangetroffen. Het is handig daar meteen ook omschrijvingen en grootboekrekeningnummers te vermelden. De computerverwerking gaat verder als bij de bank.

Naar het begin van het hoofdstuk

KRUISPOSTEN

Regelmatig stort u geld van de kas naar de bank, of van de ene bankrekening naar de andere.

Het geld is dan een tijdje onderweg. Daarom is er een 'tussenrekening' bedacht met de naam 'kruisposten' waar het geld dat onderweg is op wordt geboekt.

voorbeeld:

Wij storten É 1.000,-- uit onze kas op de giro

Uit het kasboek komt nu de journaalpost:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

Kruisposten

Van kas naar giro

1000,00

 

Aan kas

Van kas naar giro

 

1000,00

 

Van het giroafschrift boeken wij later:

Rekening

Omschrijving

Debet

Credit

Giro

Van kas naar giro

1000,00

 

A. kruisposten

Van kas naar giro

 

1000,00

 

Naar het begin van het hoofdstuk

KASREGISTER

Bij veel kontante verkopen wordt vaak gebruik gemaakt van een kasregister (kassa). Hierop moeten dan alle ontvangsten en uitgaven worden aangeslagen. Men kan daarbij een beperkt aantal omzetcategorieŽn onderscheiden, in de wandelgang meestal aangeduid met 'groepen' Per groep kent de kassa een telwerk voor de bedragen die op die groep worden aangeslagen. Bij het indelen in groepen streeft men ernaar om artikelen of diensten bij elkaar te zetten die zich qua winstopslag (marge) hetzelfde gedragen. Ook moeten deze groepen aansluiten bij het grootboek. Een kassa heeft twee stroken papier waarop de aanslagen simultaan worden afgedrukt. De ene strook levert de kassabonnen, de andere heet "controlestrook". Op de controlestrook kan men het kasregister periodiek rapporten laten afdrukken. Zogenaamde 'X-rapporten' geven de totalen per groep weer, alsmede het saldo dat in de kas moet zijn. Hierbij blijven de saldo's van de telwerken intact. Als men de kas gaat opmaken, is het aan te raden om een 'Z-rapport' te draaien. Het kasregister stelt dan de telwerken van de diverse groepen op nul. Vanaf dit Z-rapport wordt het kasboek bijgewerkt.

Controles. De controlestroken en de rapporten die worden gebruikt bij het opmaken van de kas moeten bij de administratie worden bewaard. Z-rapporten worden door het kasregister automatisch doorgenummerd. Men kan dus eenvoudig constateren dat er rapporten ontbreken. Bovendien is er in het kasregister een speciaal telwerk aanwezig met de naam 'groottotaal'. Dit kan niet op nul worden gesteld. Het groottotaal wordt opgehoogd met elke aanslag die op een omzetgroep wordt gedaan. Aan de hand van dit groottotaal kan men dus controleren of de totale kasomzet verantwoord is.

Naar het begin van het hoofdstuk

KASSATERMINAL

Dit omvat een beeldscherm met een toetsenbord/scanner en een printer, verbonden aan een centrale computer, die wordt gebruikt als kasregister.

Als het boekhoudprogramma op een netwerk draait, voorziet dat programma meestal in de mogelijkheid om een extra computer in de verkoopruimte te plaatsen, die als kassaterminal wordt gebruikt.

Voordeel hiervan is dat via de boekhoudcomputer gespecificeerde BTW-fakturen kunnen worden gemaakt. Ook de voorraadadministratie kan onmiddellijk worden bijgewerkt. De artikelcodes kunnen worden ingetypt, maar ook scannen behoord tot de mogelijkheden. Als voorraadbeheer belangrijk is voor het bedrijf, verdient de kassaterminal duidelijk de voorkeur.

Naar het begin van het hoofdstuk

 

BEGRIPPEN UIT DE BALANS.

Vaste activa zijn eigendommen of rechten die langer dan ťťn jaar ter beschikking staan van de onderneming.

Onderscheiden worden :

1. ImmateriŽle vaste activa, bijvoorbeeld goodwill

2. MateriŽle vaste activa, bijvoorbeeld gebouwen, grond, machines, installaties, inventaris, voertuigen

3. FinanciŽle vaste activa, bijvoorbeeld een langlopende lening u/g (uitgezet geld), deelneming in een dochterbedrijf

Vlottende activa zijn eigendommen of rechten die korter dan ťťn jaar ter beschikking staan van de onderneming.

Onderscheiden worden:

1. Voorraden

2. Onderhanden werk, dit is de waardering voor de mate waarin een nog niet opgeleverd werk is gevorderd. Deze waardering is uiteraard tegen vervaardigingprijzen

2. Vorderingen, bijvoorbeeld debiteuren

3. Overlopende activa dit zijn vooruitbetaalde kosten, nog te ontvangen (en niet gefactureerde) opbrengsten.

4. Effecten, dit zijn onmiddellijk verkoopbare aandelen, obligaties e.d.

5. Liquide middelen, dit zijn o.a. kasmiddelen, cheques en tegoeden op bank- en girorekeningen. Ook een saldo van de kruisposten wordt hier opgenomen.

Eigen vermogen is het bedrag dat bij opheffing en volledige liquidatie van de onderneming zou resteren. Dit bedrag behoort uiteraard toe aan de eigenaren van de onderneming, vandaar de naam 'eigen' vermogen.

In het geval van een firma moet worden aangegeven wat het aandeel in het eigen vermogen van elk van de firmanten is. Privť-opnames moeten bij de firma rechtstreeks van het eigen vermogen van de betreffende firmant worden afgeboekt. Hiervoor opent men de grootboekrekening "privť ...".

Bij een besloten vennootschap (BV) onderscheidt men o.a.:

1. Aandelenkapitaal (geplaatst en volgestort)

2. Reserves

3. Onverdeelde winst

De BV kent geen privť-opnames. De directeur-grootaandeelhouder krijgt in plaats daarvan een grootboekrekening "rekening-courant ..." waarop de schulden en vorderingen van de BV t.o.v. hem of haar worden bijgehouden.

Voorzieningen zijn verplichtingen van een onzekere omvang in verband met uitgaven die in een later boekjaar zullen moeten worden gedaan.

Voorbeelden zijn: pensioen voorziening, voorziening groot onderhoud, voorziening latente belastingen.

Langlopende schulden zijn verplichtingen die door de schuldeiser niet binnen ťťn jaar kunnen worden opgeŽist. Voorbeeld: een hypotheek.

Kortlopende schulden zijn verplichtingen die door de schuldeiser binnen ťťn jaar kunnen worden opgeŽist. Voorbeelden: de aflossing van de hypotheek in het komende boekjaar; 'rood' staan bij de bank (rekening-courant krediet); crediteuren

Overlopende passiva zijn nog te betalen kosten (niet door een crediteur gefactureerd) en vooruitontvangen opbrengsten.

Naar het begin van het hoofdstuk

BEGRIPPEN UIT DE WINST- EN VERLIESREKENING

De Winst- en verliesrekening omvat drie hoofdcategorieŽn:

-gewoon bedrijfsresultaat

-financiŽle resultaten

-buitengewone resultaten

Netto omzet is de opbrengst van leveringen en/of prestaties die in een bepaald boekjaar hebben plaatsgevonden na aftrek van kortingen en belastingen (BTW). Bepalend is het tijdstip van de levering of prestatie, niet die van het versturen van de factuur of de ontvangst van het geld.

Onder de functionele indeling van de winst- en verliesrekening verstaat men een presentatie van het gewoon bedrijfsresultaat waarbij de kosten worden toegerekend naar respectievelijk de kostprijs van de omzet, de verkoopkosten en de algemene beheerskosten.

Onder de categorale indeling van de winst- en verliesrekening verstaat men een presentatie van het gewoon bedrijfsresultaat waarbij naar soorten van kosten wordt ingedeeld, ongeacht de bestemming.

Kostprijs van de omzet zijn kosten die rechtstreeks kunnen worden toegerekend aan een levering of prestatie. Deze kosten worden alleen bij de functionele indeling onderscheiden. Wij denken hier aan inkoopwaarde van verkochte goederen, materiaalverbruik, toe te rekenen salariskosten voor vervaardiging, e.d.

Het bruto-omzetresultaat of ook wel brutomarge het resultaat dat resteert als de kosten van de omzet worden afgetrokken van de omzet. (omzet -/- kosten omzet = brutomarge)

 

horizontal rule

Bedrijfslasten zijn alle kosten, behalve rente en belastingen, die het gevolg zijn van de normale uitoefening van het bedrijf.

Hierin onderscheidt men:

-ofwel (functionele indeling):

verkoopkosten, hierbij denkt men aan reklame, salariskosten verkopend personeel inventariskosten verkoopafdeling, e.d.

algemene beheerskosten, hierbij denkt men aan directiekosten, kantoorkosten, salariskosten directie en administratief personeel, e.d.

-ofwel (categorale indeling):

kosten van grond- en hulpstoffen, dit zijn de kosten voor de gebruikte grond- en hulpstoffen en de waardeverandering van de voorraad daarvan (voorbeelden: lasgas, zinken plaat, rollen lood, snelcement)

uitbesteed werk, dit zijn kosten van derden die u in plaats van uzelf een werk geheel of gedeeltelijk laat uitvoeren

externe kosten, dit zijn kosten van derden die rechtstreeks aan de omgezette goederen of diensten kunnen worden toegerekend.

lonen en salarissen, dit zijn de arbeidskosten van de mensen die bij het bedrijf in dienst zijn, in welke vorm dan ook uitbetaald. (Hieronder vallen o.a. bruto-loon, overhevelingstoeslag, reiskostenvergoeding, bonussen)

sociale lasten, dit zijn premie's voor werknemersverzekeringen en pensioenen.

afschrijvingen

overige bedrijfskosten, hieronder valt de rest

 

horizontal rule

 

Het gewone bedrijfsresultaat is wat resteert als van de brutomarge de bedrijfslasten worden afgetrokken (brutomarge -/- bedrijfslasten = gewoon bedrijfsresultaat)

Het financieel resultaat is het saldo van rentebaten, rentelasten en opbrengst van effecten.

Onder buitengewoon resultaat verstaat men het saldo van baten of lasten die niet aan de gewone bedrijfsuitoefening kunnen worden toegerekend (voorbeelden zijn: kosten van reorganisaties, herstel van fundamentele fouten

 Voor een schematische weergave van de structuur van de jaarrekening: klik op het plaatje:

Naar het begin van het hoofdstuk

ENIGE WETTELIJKE VOORSCHRIFTEN M.B.T. DE BOEKHOUDING

bewaarplicht De boekingstukken, de dag- en grootboeken, jaarverslagen en jaarrekeningen, loon- en omzetbelastingaangiftes met berekeningen en zelfs dingen als agenda's, offertes en werktijdregistraties moeten tenminste 10 jaar bewaard worden. Voor sommige documenten is het aan te raden om die veel langer te bewaren. Men zal daarom de gewoonte hebben om stukken die men langer wil bewaren apart te houden.

Eťnmansbedrijf en vennootschap onder firma (VOF)

(Hieronder volgt een letterlijk citaat van Vetboek van Koophandel, artikel 6.)

1. Ieder, die een bedrijf uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles, wat zijn bedrijf betreft, naar de eisen van zijn bedrijf aantekening te houden op zodanige wijze, dat uit de gehouden aantekeningen te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.

2. Hij is verplicht alle jaren, binnen de eerste zes maanden van elk jaar, een naar de eisen van zijn bedrijf ingerichte balans op te maken en eigenhandig te ondertekenen.

3. Hij is gehouden de boeken en bescheiden, waarin hij overeenkomstig het eerste lid aantekening heeft gehouden, alsmede de balansen, de ontvangen brieven en telegrammen en afschriften tien jaren lang te bewaren.

Besloten vennootschap (BV)

Jaarlijks moet binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar door het bestuur van de BV de jaarrekening worden voorgelegd aan de vergadering van aandeelhouders.

Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar moet de BV de jaarrekening hebben vastgesteld.

De jaarrekening moet voldoen aan vele bepalingen die staan in het Burgerlijk Wetboek, boek 2, titel 9. De vorm waarin de jaarrekening wordt gepresenteerd moet daarbij overeenstemmen met het besluit model jaarrekeningen.

Binnen 8 dagen na vaststelling door de vergadering van aandeelhouders moet een exemplaar van de jaarrekening ter deponering worden aangeboden aan de Kamer van Koophandel

Er wordt in de wet onderscheid gemaakt in de publicatieplicht tussen kleine BV's, middelgrote BV's en grote BV's, volgens onderstaand schema

 

Totaal activa

netto-omzet

personeel

wat deponeren

Kleine BV,

<5 milj

<10 milj

<50

beknopte balans met toelichting

Middelgroot

<20 milj

<40 milj

<250

volledige jaarrekening met enige beperkingen

Groot

>20 milj

>40 milj

>250

volledige jaarrekening

De bv's moeten voldoen aan twee van de drie criteria om in een bepaalde categorie te vallen.

De modellen in het besluit model jaarrekening worden aangeduid met de letter A tm J

In schema kan men deze modellen als volgt indelen:

 

 

Verticale vorm

Scronto vorm

Grotere bedrijven

Balans

model A

model B

Kleine bedrijven

Balans

model C

model D

Grotere bedrijven

w&v categoraal

model E

model G

 

w&v functioneel

model F

model H

Kleine bedrijven

w&v categoraal

model I

 

 

w&v functioneel

model J

 

-Cijfers van het voorafgaand boekjaar moeten waar mogelijk worden vermeld.

-Het is toegestaan om in een post in te voegen voor zover de inhoud niet wordt gedekt door een in het model gekozen post die niet als 'overige' wordt aangeduid. In de praktijk maakt men in model E van "kosten van grond- en hulpstoffen" "kosten van grond- en hulpstoffen en gereed product". De externe kosten worden in de praktijk opgerekt zodat ze ook kantoorkosten, huisvestingskosten, vervoerskosten enz. omvatten.

-Posten zonder bedrag mogen worden weggelaten.

Tegenwoordig is het gebruikelijk om voor de balans te kiezen voor een scrontovorm (actief en passief naast elkaar) en voor de winst- en verliesrekening voor de verticale vorm (lasten en baten en lasten onder elkaar).

Naar het begin van het hoofdstuk